Klauzula Informacyjna o przetwarzaniu posiadanych danych osobowych

 

Szanowni Państwo,

W związku z wejściem w życie od 25 maja 2018 roku, zgodnie z art. 13, ust. 1 oraz 2  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) informujemy jakie w związku z tym przysługują Państwu prawa i w jakim celu przetwarzamy Państwa dane osobowe.

 

Administratorem danych osobowych Kontrahentów oraz Osób kontaktowych jest  HANDLOBUD SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA z siedzibą w Wodzisławiu Śląskim przy ul. Wolności 85b,44-300  Wodzisław Śląski, NIP: 6472576124, REGON: 365917282, KRS: 0000648687, reprezentowaną przez Arkadiusza Wojciechowskiego, telefon 32 456 31 18, e-mail: handlobud@handlobud.pl

Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym należy kontaktować się korespondencyjnie na adres siedziby firmy lub wysyłając korespondencję na

adres e-mail: iod@handlobud.pl

 

Dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych  mogą być przetwarzane przez Administratora  w następujących celach:

  1. Czynności zmierzające do zawarcia umowy handlowej, włączając w to przypadki, kiedy do zawarcia tej umowy wymagane są dane  osoby działającej w interesie i w imieniu Klienta, Użytkowania systemu faktury elektronicznej w zakresie wskazanych danych w wniosku o udostępnienie faktur w formie elektronicznej na podstawie podpisanego porozumienia o udostępnienie faktur w formie elektronicznej. Odpowiadania na zapytania związane z asortymentem towarowym oferowanym przez Spółkę.
  2. Realizacji obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze wynikających m.in. z przepisów prawa podatkowego i przepisów o rachunkowości.
  3. Wykonywania przez Administratora czynności w oparciu o zgodę osoby, której to dotyczy np. wysyłki newsletteru lub zgody na udział w wydarzeniach, których organizatorem jest Administrator.
  4. W przypadkach weryfikacji czy dana osoba fizyczna jest osobą uprawniona do reprezentowania Klienta, w szczególności, jeżeli osoba taka zaciąga zobowiązania w imieniu Klienta np. pobierając towar w imieniu Klienta na podstawie posiadanego upoważnienia lub dochodzenia roszczeń z tytułu wykonywania umów handlowych oraz ochrony przed takimi roszczeniami.
  5. Marketingu bezpośredniego własnych produktów i usług lub utrzymywania relacji biznesowych pomiędzy Klientem i Spółką w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora danych.

W przypadku przetwarzania danych osobowych przy czynnościach zmierzających do zawarcia takich umów Administrator przetwarza następujące informacje:

  1. nazwa firmy,
  2. imię i nazwisko Klienta,
  3. adresy dostaw towarów wskazanych przez Klienta,
  4. numer NIP,
  5. numer rachunku bankowego,
  6. podpis Klienta lub osoby przez niego upoważnionej na dokumentach wymagających podpisu,
  7. adres e-mail podany do korespondencji,
  8. numer telefonu kontaktowego,
  9. historię przesyłania zapytania ofertowe i zapytania o produkty.

 

  W przypadku przetwarzania danych osobowych Osób kontaktowych Administrator przetwarza:

  1. nazwa firmy,
  2. imię i nazwisko,
  3. telefon kontaktowy,
  4. adres e-mail,
  5. zajmowane stanowisko,
  6. posiadane uprawnienia wskazane przez Klienta,
  7. numer dokumentu tożsamości,
  8. w przypadku uprawnień do reprezentowania Klienta w zakresie odbioru towarów w imieniu Klienta,
  9. historię komunikacji z Osobą kontaktową.

Podanie danych osobowych, o których mowa powyżej jest dobrowolne i nie jest wymogiem ustawowym lub prawnym,  jednak ich brak uniemożliwi wykonanie określonych działań ze strony Administratora zmierzających do zawarcia umowy handlowej lub innych usług, które są świadczone przez Administratora.

Administrator nie przetwarza żadnych danych osobowych w celach automatycznego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w Ogólnym Rozporządzeniu dotyczącym ochrony danych osobowych.

Dane osobowe Klienta lub Osób kontaktowych przechowywane w celu wykonania umów handlowych są, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, przechowywane przez okres minimum 5 lat od momentu powstania obowiązku podatkowego.

W innych przypadkach jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody wyrażonej przez osobę, której dane są przetwarzane (np. newsletter), dane przetwarzane są do momentu wycofania zgody na ich przetwarzanie.

Dane osobowe Klienta i Osób kontaktowych Administrator pozyskuje w ogromnej większości przypadków bezpośrednio od osoby zainteresowanej, która podaje swoje podstawowe dane podczas kontaktu z pracownikami lub przedstawicielami handlowymi Administratora.

Informacja taka może być dostarczona do administratora: na piśmie poprzez wysłanie korespondencji pocztowej na adres Administratora, wysłana za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu nawiązania kontaktów biznesowych lub zapytań o produkty z prośbą o udzielenie odpowiedzi zwrotnej lub telefonicznie, kontaktując się z pracownikami Administratora.

Administrator może pozyskiwać dane z informacji ogólnie dostępnych, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy lub odpowiedni z bazy CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej), GUS (Główny Urząd Statystyczny), firmowych stron internetowych, w zakresach danych publikowanych w sposób jawny.

Każda osoba fizyczna, której dane przetwarza Administrator ma prawo do:

  1. dostępu do treści swoich danych,
  2. sprostowania danych,
  3. ograniczenia ich przetwarzania,
  4. wstrzymania dalszego przetwarzania  danych i egzekwowania prawa do bycia zapomnianym.

Administrator niezwłocznie po uzyskaniu takiego żądania od osoby, której dane są przetwarzane, po potwierdzeniu jej tożsamości w terminie do 30 dni informuje podmiot o możliwości spełnienia jego żądania.

W celu realizacji praw o których mowa powyżej należy kontaktować się na adres siedziby Spółki lub wysyłając korespondencję elektroniczną na adres:iod@handlobud.pl

 

W przypadku zgód na otrzymywanie newsletteru, rezygnacja z usługi odbywa się w sposób automatyczny po wykonaniu określonej czynności usunięcia swojego adresu e-mail z listy dystrybucyjnej.

Administrator udostępnia dane następującym podmiotom, które wspomagają działalność prowadzoną przez administratora:

  1. Firmom transportowym i spedycyjnym współpracującym z Administratorem, w zakresie adresów dostaw towarów oraz danych osób uprawnionych do odbioru towarów w imieniu Klienta,
  2. Firmie świadczącej wsparcie w zakresie użytkowanego systemu Raks SQL, w zakresie minimalnym w jakim jest to konieczne dla celów wykonywania prac serwisowych,
  3. Firmie prowadzającej dla Administratora usługi zarządzania kopiami zapasowymi użytkowanych systemów informatycznych oraz innym podmiotom współpracującym z Administratorem.

W każdym przypadku udostępniania danych osobowych lub zaistnienia możliwości udostępnienia takich danych Administrator stosuje procedury organizacyjne i środki techniczne minimalizujące zakres udostępnianych danych oraz ryzyko dostępu do tych danych przez osoby inne niż pracownicy Administratora

 

 Administrator przekazuje dane osobowe Klientów i Osób kontaktowych wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji określonego celu handlowego, w szczególności nie udostępnia danych innym podmiotom w celach komercyjnych oraz nie sprzedaje danych osobowych. Ochrona informacji związanych z danymi Klientów oraz Osób kontaktowych jest dla Administratora zadaniem priorytetowym. Administrator nie udostępnia danych Klientów oraz Osób kontaktowych poza granice Unii Europejskiej, za wyjątkiem sytuacji, kiedy taka dyspozycja zostaje zlecona przez Klienta.

Administrator nie będzie  przetwarzał danych w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania)

Klient ma  prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).